Polityka prywatności StrefaAnkiet

Status: obowiązujący dokument publiczny. Wersja: 1.0.1. Data wejścia w życie: 2026-07-18.

1. Administrator i kontakt

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych na potrzeby strony, kont StrefaAnkiet, zawarcia i rozliczenia umowy, bezpieczeństwa oraz kontaktu jest Strefabadań.pl – Łukasz Szemiako, Wały Jagiellońskie 28/30 lok. 2, 80-853 Gdańsk, NIP 9571090805, dalej „StrefaAnkiet” lub „Administrator”.
2. W sprawach dotyczących prywatności można skontaktować się:
   • e-mailem: info@strefabadan.pl, najlepiej z dopiskiem „prywatność” w temacie;
   • pisemnie na adres Administratora wskazany powyżej;
   • telefonicznie: +48 512 303 100.
3. Polityka dotyczy wyłącznie StrefaAnkiet. Clinic eCRF jest odrębnym produktem i podlega własnej dokumentacji prawnej i prywatnościowej.

2. Kiedy StrefaAnkiet jest administratorem, a kiedy podmiotem przetwarzającym

1. StrefaAnkiet jest administratorem w szczególności danych:
   • osób odwiedzających stronę i korzystających z publicznych formularzy;
   • osób zakładających konto i Użytkowników Organizacji;
   • reprezentantów, pracowników i współpracowników Klienta;
   • osób kontaktujących się ze wsparciem;
   • nabywców, płatników oraz osób wskazanych w dokumentach sprzedaży;
   • związanych z bezpieczeństwem, audytem, dochodzeniem i obroną roszczeń.
2. Gdy Klient decyduje, jakie dane Respondentów zebrać, po co prowadzi badanie, kogo zaprasza i jak wykorzystuje odpowiedzi, Klient jest administratorem, a StrefaAnkiet co do zasady działa jako podmiot przetwarzający zgodnie z jego udokumentowanymi poleceniami i umową powierzenia.
3. Klient powinien przekazać Respondentowi własną informację o przetwarzaniu danych, wskazać swoją tożsamość, cele, podstawy prawne i sposób realizacji praw. StrefaAnkiet wspiera wykonanie tych obowiązków, lecz nie zastępuje Klienta w ustalaniu legalności badania.
4. Po wyeksportowaniu danych z platformy Klient odpowiada za ich dalsze przechowywanie i wykorzystanie we własnych systemach.

3. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania z Usługi możemy przetwarzać:

1. Dane konta i profilu: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, hasło zapisane w postaci skrótu, rola, uprawnienia, preferencje i status konta.
2. Dane Organizacji i umowy: nazwa, dane reprezentantów i osób kontaktowych, historia akceptacji dokumentów, plan, limity, status Subskrypcji i korespondencja.
3. Dane rozliczeniowe: dane nabywcy, adres, NIP lub inny identyfikator podatkowy, informacje o Zamówieniu, kwocie, walucie, płatności, fakturze albo rachunku oraz identyfikatory nadane przez Stripe i iFirma.
4. Dane techniczne i bezpieczeństwa: adres IP, identyfikator sesji, typ urządzenia i przeglądarki, znaczniki czasu, logi uwierzytelnienia, zdarzenia audytowe, błędy, informacje o zgodach i próbach nadużycia.
5. Dane wsparcia: treść zgłoszenia, załączniki, ustalenia diagnostyczne i historia rozwiązania sprawy.
6. Dane badań przetwarzane dla Klienta: identyfikatory Respondentów i zaproszeń, dane kontaktowe, odpowiedzi, czas realizacji, status i metadane jakościowe, a w badaniach terenowych – opcjonalnie dane o lokalizacji lub urządzeniu, jeżeli Klient włączył tę funkcję i urządzenie udzieliło wymaganej zgody.
7. Dane publicznej ankiety: treść odpowiedzi, identyfikator ankiety lub zaproszenia, moment rozpoczęcia i zakończenia oraz ograniczone metadane techniczne potrzebne do działania, bezpieczeństwa i jakości badania.
8. Dane analityczne publicznego landingu: po dobrowolnej zgodzie — odsłona, stały tytuł i ścieżka strony bez parametrów zapytania i fragmentu URL, ograniczone informacje o przeglądarce, urządzeniu i przybliżonej lokalizacji wyliczonej przez dostawcę. Pomiar nie obejmuje panelu, ankiet, odpowiedzi, identyfikatorów zaproszeń, danych kontaktowych ani danych medycznych.

4. Skąd pochodzą dane

1. Dane otrzymujemy bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od Klienta lub administratora Organizacji, od Respondenta korzystającego z ankiety oraz automatycznie z urządzenia podczas korzystania z Usługi.
2. Dane rozliczeniowe i status płatności możemy otrzymać od Stripe, a dane dokumentów sprzedaży i ich status – od iFirma.
3. Klient może wgrać listę Respondentów uzyskaną z własnych źródeł. W takim przypadku odpowiada za legalność jej pozyskania, wykorzystania i przekazania StrefaAnkiet.

5. Cele i podstawy prawne

StrefaAnkiet nie wykorzystuje odpowiedzi ankietowych do własnego marketingu. Odpowiedzi są przetwarzane dla Klienta zgodnie z jego poleceniami, chyba że niezależny obowiązek prawny wymaga inaczej.

6. Respondenci i dane szczególnych kategorii

1. Klient ustala cel badania, zakres pytań, podstawę prawną i czas przechowywania odpowiedzi. Respondent powinien kierować żądania dotyczące odpowiedzi w pierwszej kolejności do Klienta wskazanego w informacji przy ankiecie.
2. Ankieta może zawierać dane szczególnych kategorii, na przykład dotyczące zdrowia, poglądów lub pochodzenia, wyłącznie gdy Klient posiada podstawę z art. 9 RODO i wdrożył odpowiednie zabezpieczenia. Samo oznaczenie pytania jako sensitive albo pii nie tworzy podstawy prawnej.
3. StrefaAnkiet może ograniczać widoczność odpowiedzi lub pól oznaczonych jako wrażliwe dla Użytkowników bez odpowiednich uprawnień. Klient nadal odpowiada za prawidłową klasyfikację danych i minimalizację zakresu ankiety.
4. Jeżeli badanie obejmuje dzieci, Klient odpowiada za ustalenie właściwej podstawy prawnej, wymaganych zgód, treści informacji oraz adekwatności pytań i zabezpieczeń do wieku Respondenta.

7. Czy podanie danych jest obowiązkowe

1. Dane oznaczone jako wymagane przy rejestracji, zawarciu Umowy, płatności lub dokumencie sprzedaży są potrzebne do wykonania Usługi albo obowiązku prawnego. Bez nich utworzenie konta, przyjęcie płatności lub wystawienie dokumentu może być niemożliwe.
2. Podanie innych danych jest dobrowolne, lecz ich brak może ograniczyć funkcję, której dotyczą.
3. W ankiecie o obowiązkowości odpowiedzi decyduje Klient. Respondent powinien otrzymać tę informację w formularzu lub informacji przekazanej przez Klienta.

8. Odbiorcy i dostawcy

1. Dostęp do danych mogą otrzymać wyłącznie osoby upoważnione przez StrefaAnkiet lub Klienta, w zakresie wynikającym z ich roli.
2. Dane mogą być ujawniane dostawcom hostingu, baz danych, kopii zapasowych, poczty, monitoringu, zabezpieczeń, wsparcia i narzędzi technicznych, a także doradcom prawnym, księgowym lub audytorom – na podstawie umowy i tylko w niezbędnym zakresie.
3. W szczególności:
   • Stripe przetwarza dane potrzebne do płatności, płatności cyklicznych, przeciwdziałania nadużyciom i realizacji obowiązków regulacyjnych. Zależnie od czynności może działać jako podmiot przetwarzający albo niezależny administrator;
   • iFirma otrzymuje dane nabywcy i transakcji potrzebne do wystawienia oraz obsługi faktury albo rachunku;
   • Google Ireland Limited otrzymuje ograniczone dane o odsłonie publicznego landingu wyłącznie po zgodzie analitycznej; osobny strumień G-F04WHT3KS0 nie jest używany w Clinic eCRF ani na ekranach produktu;
   • dostawca funkcji sztucznej inteligencji otrzymuje dane tylko wtedy, gdy Klient włączy funkcję, a zakres zależy od konkretnego działania i konfiguracji.
4. StrefaAnkiet nie otrzymuje i nie przechowuje pełnego numeru karty ani kodu CVC. Przechowuje identyfikatory Stripe, statusy, kwoty, okresy, dokumenty lub odwołania do nich oraz dowody akceptacji warunków.
5. Dane mogą zostać udostępnione organom publicznym, jeżeli wymaga tego prawo lub prawidłowo doręczone, wiążące żądanie.
6. Aktualne kategorie dostawców i informacje o podprocesorach są publikowane w wykazie podprocesorów StrefaAnkiet.

9. Kontakt przez e-mail, telefon i zewnętrzne komunikatory

1. Wiadomość przygotowana w publicznym formularzu kontaktowym StrefaAnkiet jest przetwarzana lokalnie w przeglądarce do czasu wybrania sposobu wysłania. Formularz nie zapisuje jej automatycznie na serwerze StrefaAnkiet.
2. Po wybraniu e-maila, telefonu, WhatsApp lub innego zewnętrznego kanału dane są przetwarzane również przez operatora tego kanału na zasadach określonych w jego polityce prywatności.
3. Osoba nie powinna przesyłać w zwykłej wiadomości danych szczególnych kategorii, haseł, pełnych danych kart ani innych informacji, które nie są niezbędne do rozwiązania sprawy.

10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. StrefaAnkiet dąży do przetwarzania danych w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Niektórzy dostawcy, w szczególności globalni dostawcy płatności, infrastruktury lub sztucznej inteligencji, mogą jednak przetwarzać dane poza EOG.
2. Przekazanie następuje tylko przy zastosowaniu mechanizmu dopuszczonego przez RODO, takiego jak decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne oraz – gdy jest to potrzebne – dodatkowe zabezpieczenia.
3. Informację o właściwym mechanizmie i kopię odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem; część informacji może zostać ograniczona ze względu na tajemnicę lub bezpieczeństwo.

11. Okres przechowywania

1. Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to potrzebne do celu, z uwzględnieniem obowiązków prawnych, terminów roszczeń, instrukcji Klienta i cyklu kopii zapasowych.
2. W szczególności:
   • dane konta i Umowy – przez okres jej wykonywania, a następnie do upływu właściwych terminów roszczeń;
   • dokumenty księgowe i dane podatkowe – przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, zwykle co najmniej 5 lat liczonych zgodnie z tymi przepisami;
   • historia akceptacji warunków, płatności, reklamacji i istotne logi – do czasu wygaśnięcia związanych z nimi obowiązków lub roszczeń;
   • dane wsparcia – przez czas obsługi sprawy i później przez okres potrzebny do wykazania jej przebiegu lub obrony roszczeń;
   • techniczne logi bezpieczeństwa – przez okres uzasadniony wykrywaniem nadużyć, badaniem incydentów i zapewnieniem ciągłości;
   • Dane Klienta i Respondentów – przez okres wskazany przez Klienta, czas obowiązywania Umowy lub wynikający z umowy powierzenia, a następnie są usuwane albo anonimizowane, z uwzględnieniem kopii zapasowych i blokady prawnej.
3. Organizacja może konfigurować okresy retencji w granicach dostępnych w Usłudze. Włączenie automatycznej retencji i poprawność ustawień pozostają po stronie uprawnionego administratora Organizacji.
4. Dane objęte uzasadnioną blokadą prawną nie są usuwane do czasu ustania jej podstawy, ale ich wykorzystanie zostaje ograniczone do właściwego celu.

12. Prawa osoby

1. W zakresie przewidzianym w RODO przysługuje prawo do:
   • dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
   • sprostowania danych;
   • usunięcia danych;
   • ograniczenia przetwarzania;
   • przenoszenia danych;
   • sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją;
   • wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania;
   • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
2. Żądanie można przesłać na info@strefabadan.pl. Możemy poprosić o informacje potrzebne do bezpiecznego potwierdzenia tożsamości, nie wymagając danych nadmiarowych.
3. Jeżeli żądanie dotyczy odpowiedzi ankietowej przetwarzanej na zlecenie Klienta, przekażemy je Klientowi albo wskażemy właściwy sposób kontaktu i wesprzemy realizację żądania zgodnie z umową powierzenia.
4. Skorzystanie z praw jest co do zasady bezpłatne. W przypadkach oczywiście nieuzasadnionych lub nadmiernych RODO pozwala pobrać rozsądną opłatę albo odmówić działania.

13. Zautomatyzowane decyzje i sztuczna inteligencja

1. StrefaAnkiet jako Administrator nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany.
2. Klient może skonfigurować logikę ankiety, kwalifikację, rozgałęzienia lub reguły jakościowe. Klient odpowiada za ocenę, czy taka konfiguracja stanowi zautomatyzowane podejmowanie decyzji i za spełnienie wynikających z tego obowiązków.
3. Wyniki opcjonalnych funkcji sztucznej inteligencji mogą być niepełne lub błędne i powinny podlegać ocenie człowieka przed wykorzystaniem do istotnej decyzji.

14. Cookies i podobne technologie

1. StrefaAnkiet używa technicznie niezbędnych cookies lub podobnych mechanizmów do utrzymania sesji, bezpieczeństwa, preferencji i prawidłowego działania Usługi.
2. Zapis lub odczyt informacji na urządzeniu, który nie jest niezbędny do transmisji lub dostarczenia funkcji wyraźnie żądanej przez użytkownika, następuje dopiero po uzyskaniu zgody wymaganej przez Prawo komunikacji elektronicznej. Zgodę można wycofać równie łatwo, jak jej udzielono.
3. Szczegóły dotyczące stosowanych kategorii, czasu działania i zarządzania wyborem zawiera informacja o cookies dostępna w centrum dokumentów prawnych.
4. Google Analytics 4 działa wyłącznie na publicznym landingu i dopiero po zgodzie. Consent Mode v2 pozostawia funkcje reklamowe wyłączone, a zdarzenie odsłony nie zawiera query stringu, fragmentu URL, PII, odpowiedzi ankietowych ani danych medycznych.

15. Bezpieczeństwo

1. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne dobierane do ryzyka, w szczególności kontrolę dostępu opartą na rolach, rejestrowanie zdarzeń, szyfrowanie transmisji, ochronę sekretów, ograniczanie liczby żądań, kopie zapasowe, monitoring i mechanizmy ograniczania widoczności danych oznaczonych jako wrażliwe.
2. Żaden system nie eliminuje ryzyka całkowicie. Klient powinien zarządzać uprawnieniami, chronić urządzenia, używać silnych haseł i nie umieszczać w ankietach danych, które nie są potrzebne.
3. Incydenty dotyczące danych powierzonych Klienta są obsługiwane zgodnie z umową powierzenia i właściwymi przepisami. Zgłoszenia bezpieczeństwa można kierować na adres kontaktowy Administratora.

16. Zmiany Polityki

1. Polityka może być aktualizowana w razie zmiany prawa, dostawców, sposobu działania lub zakresu Usługi. Nowa wersja otrzymuje numer i datę wejścia w życie.
2. O istotnej zmianie dotyczącej aktywnego konta poinformujemy w panelu lub e-mailem przed jej wejściem w życie, jeżeli wymaga tego prawo lub charakter zmiany.
3. Wersje archiwalne są przechowywane przez Administratora. Niniejsza wersja obowiązuje od 18 lipca 2026 r.